Quel est ce service ?

Le service de Saisine par Voie Electronique (SVE) (désigné par « formulaire SVE ») est un outil développé par le service instructeur de la communauté de communes du Val de l’Aisne. Il permet de recevoir et de transmettre les demandes d’autorisation d’urbanisme reçues par voie électronique aux communes adhérentes au service instructeur de la communauté de communes du Val de l'Aisne.

Quelles demandes d'urbanisme puis-je envoyer ?

Vous pouvez transmettre les demandes d'urbanisme suivantes :

• Déclaration attestant l'achèvement et la conformité des travaux
• Déclaration préalable pour constructions, travaux, installations et aménagements non soumis à permis comprenant ou non des démolitions
• Déclaration préalable pour lotissement ou autres divisions foncières non soumis à permis d'aménager
• Déclaration préalable pour constructions et travaux non soumis à permis de construire portant sur une maison individuelle ou ses annexes
• Demande de modification d'un permis délivré en cours de validité
• Demande de permis de démolir
• Demande de transfert de permis délivré en cours de validité
• Demande de certificat d'urbanisme
• Demande de permis de construire pour une maison individuelle ou ses annexes
• Demande de permis de construire comprenant ou non des démolitions
• Demande de permis d'aménager comprenant ou non des constructions ou des démolitions

  Vous devez effectuer une seule saisine par demande d’urbanisme. Votre demande d’urbanisme doit être complète. Elle doit notamment comprendre le formulaire CERFA renseigné ainsi que les pièces à joindre selon votre situation.

• A défaut, particulièrement en cas d’absence du formulaire CERFA correctement renseigné, votre demande sera rejetée car elle ne pourra pas être traitée.

Votre demande doit par ailleurs comporter le bordereau de dépôt des pièces à joindre annexé au formulaire CERFA. Enfin, veuillez noter que les documents fournis doivent avoir été édités en format A4 ou A3. Les autres formats ne sont pas recevables. Le dossier sur lequel sera basée l'instruction de la demande est uniquement constitué des pièces prises en leur ensemble que vous avez fournies via ce formulaire électronique. Ce dossier reçu par le service instructeur sera considéré comme le seul dossier valide, indépendamment de toute autre version. Pour réaliser votre demande et vous aider à identifier les formalités d’urbanisme adaptées à votre projet, vous pouvez utiliser l’Assistance pour votre demande d’autorisation d’urbanisme du site service-public.gouv.fr : Assistance pour votre demande d’autorisation d’urbanisme (ce lien s'ouvrira dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre de votre navigateur).

J'ai reçu une demande de pièces manquantes, puis-je utiliser ce formulaire pour les envoyer ?

Ce service ne permet pas de transmettre les pièces manquantes qui pourraient être sollicitées au cours de l'examen de votre demande. Les pièces manquantes doivent être déposées ou adressées en mairie par voie postale.

Pour quelles communes le formulaire SVE est-il disponible ?

Votre projet doit être situé dans l’une des communes membres du service instructeur de la communauté de communes du Val de l’Aisne. Elle doit également être adhérente au service de Saisine par Voie Electronique (SVE) proposé par la communauté de communes du Val de l'Aisne. Vous pouvez utiliser ce service si votre projet est situé dans l'une des communes suivantes : Bucy-le-Long - Braine - Celles-sur-Aisne - Chavignon - Chivres-Val - Ciry-Salsogne - Condé-sur-Aisne - Couvrelles - Laffaux - Les Septvallons - Soupir - Terny-Sorny - Vailly-sur-Aisne.

Quels sont mes droits et obligations ?

Mes droits

Je recevrais un Accusé d’Enregistrement Electronique (AEE)

Après l’envoi du formulaire SVE et de vos fichiers, vous recevrez un Accusé d’Enregistrement Electronique (AEE). Il sera transmis à l’adresse email renseigné dans le formulaire. Le délai d’instruction de votre demande d'urbanisme débutera à partir de la date d’envoi de l’Accusé d’Enregistrement Electronique (AEE).

Je recevrais un Accusé de Réception Electronique (ARE)

Dans un délai de 10 jours ouvrés, la mairie vous transmettra un Accusé de Réception Electronique (ARE). Il vous précisera le numéro d’enregistrement définitif de votre demande. Si, dans ce délai, vous recevez par voie postale ou électronique une décision ou une notification de majoration de délai et/ou de pièce(s) manquante(s), vous pourrez la considérer comme un Accusé de Réception Electronique (ARE).

Pièces supplémentaires

Vous êtes dispensé(e) de produire les exemplaires supplémentaires requis de votre demande d’autorisation et les copies des pièces qui y sont jointes.

Protection de mes données personnelles

Le responsable du traitement de vos données personnelles est le président de la communauté de communes du Val de l'Aisne.

• Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) du 27 avril 2016 et à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’Informatique, aux Fichiers et aux Libertés modifiée, sur justificatif d’identité, vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition au traitement de ses données personnelles pour motifs légitimes et, sous certaines conditions, d’un droit à la portabilité.

A cet effet, vous pouvez adresser un courrier au Délégué à la Protection des Données (DPO) : dga@cc-valdeaisne.fr

Mes obligations

Vous devez accepter les conditions d'utilisation et de traitement des données personnelles pour utiliser ce service. Votre consentement est requis dans un encadré affiché avant le formulaire. Votre consentement est réputé acquis lors de l'envoi du formulaire SVE.

Prérequis techniques

L’utilisation du formulaire SVE nécessite une connexion et un navigateur Internet. Il est conseillé d’utiliser les versions les plus récentes des navigateurs suivants : Firefox, Chrome, Edge, Safari. Javascript doit être activé. L'utilisation du formulaire SVE est déconseillée sur les plateformes mobiles (téléphones mobiles, tablettes) : les données transmises risquent d'être bloquées par nos systèmes de sécurité (faux-positif). Dans ce cas, votre saisine sera rejetée car elle ne pourra pas être traitée. Contactez le service instructeur de la communauté de communes du Val de l'Aisne pour signaler ce dysfonctionnement s'il se produit : Je contacte le service instructeur de la communauté de communes du Val de l'Aisne (ce lien s'ouvrira dans un nouvel onglet ou une nouvelle page de votre navigateur). Téléphone : 03 23 54 05 81.

• Vous devez disposer d’une adresse email valide et fonctionnelle.

Vous devez absolument vérifier l’exactitude de votre adresse de messagerie électronique et qu’elle soit bien fonctionnelle. Votre saisine ne pourra pas être traitée si votre adresse de messagerie électronique n’est pas valide ou qu’elle ne fonctionne pas.

Comment puis-je m’identifier ?

Pour vous identifier, vous devez renseigner les champs obligatoires du formulaire SVE : civilité, nom, prénom, adresse, email. Si vous représentez une personne morale (entreprise, association), vous devez reporter votre numéro de SIRET ou votre numéro d’inscription à l’ordre national des associations au formulaire SVE. Vous devez fournir des informations complètes, à jour et exactes. Il est rappelé que toute personne procédant à une fausse déclaration pour elle-même ou pour autrui s’expose, notamment, aux sanctions prévues à l’article 441-1 du Code pénal, prévoyant des peines pouvant aller jusqu’à trois ans d’emprisonnement et 45 000 euros d’amende.

Quels types de fichiers puis-je envoyer ?

• Les extensions acceptées sont les suivantes : .PDF, .ZIP, .JPG, .JPEG, .PNG. ou .GIF. Les autres extensions seront bloquées par nos systèmes de sécurité et votre demande ne sera pas transmise.
• Les fichiers doivent avoir été édités en format A3 ou A4.
• Leur taille totale cumulée ne doit pas dépasser 40 Mo.
• Au moins 1 fichier doit être téléversé.

Si vous transmettez plusieurs fichiers, ceux-ci doivent porter un intitulé différent. Sinon, ils seront susceptibles d’être écrasés lors de leur téléversement. Votre demande ne pourra donc pas être traitée. Par dérogation à l’article R474-1 du code de l’urbanisme, vous avez la possibilité, si vous le souhaitez, de fournir un seul fichier comprenant l’ensemble de votre demande. Vous pouvez par exemple fusionner votre formulaire CERFA et vos plans en .PDF pour procéder à un seul envoi. Les fichiers altérés, dysfonctionnels ou dont l’extension n’est pas reconnue, ne sont toutefois pas recevables. De manière générale, les fichiers dont le contenu ne peut pas être lu ou exploité dans des conditions normales (par exemple : résolution trop basse, image dégradée, écriture illisible) ne pourront pas être examinés.

Combien de fois puis-je utiliser le formulaire SVE ?

• Par mesure de sécurité, vous ne pouvez pas procéder à plus de 3 demandes successives par heure, étant rappelé que vous devez effectuer une seule saisine par demande d'urbanisme.

Si votre projet nécessite plus de 3 demandes successives, contactez le service instructeur de la communauté de communes du Val de l’Aisne : Je contacte le service instructeur de la communauté de communes du Val de l'Aisne (ce lien s'ouvrira dans un nouvel onglet ou une nouvelle page de votre navigateur). Téléphone : 03 23 54 05 81. Les envois abusifs ou susceptibles de porter atteinte à la sécurité du système d’information ne sont pas recevables.

Que se passe-t-il en cas de dysfonctionnement du formulaire SVE ?

Un dysfonctionnement a pu se produire dans les cas suivants :

• Vous n’avez pas reçu d’Accusé d’Enregistrement Electronique (AEE) sur votre adresse de messagerie électronique
• L’Accusé d’Enregistrement Electronique (AEE) que vous avez reçu sur votre adresse de messagerie électronique ne mentionne pas la totalité de vos fichiers téléversés
• Vous n’avez pas reçu de message de confirmation après avoir cliqué sur le bouton d’envoi
• Vous n’avez pas reçu d’Accusé de Réception Electronique (ARE) ni de décision ou de notification à l'expiration d'un délai de 10 jours ouvrés à partir de votre saisine
• Votre navigateur a retourné une erreur ou est resté figé
• Vos données ont été bloquées par nos systèmes de sécurité (vous serez informé(e) par un message d'erreur sur votre navigateur)

Cette liste n’est pas exhaustive.

• Si vous rencontrez l’un des dysfonctionnements listés ou un autre non énuméré dans cette liste, alors votre saisine n’a pas pu aboutir et sera considérée rejetée.

Vous devrez alors le signaler au service instructeur de la communauté de communes du Val de l’Aisne : Je contacte le service instructeur de la communauté de communes du Val de l'Aisne (ce lien s'ouvrira dans un nouvel onglet ou une nouvelle page de votre navigateur). Téléphone : 03 23 54 05 81. Par ailleurs, la communauté de communes du Val de l’Aisne ne peut garantir la sécurité du système de messagerie électronique que vous utilisez, les délais d’acheminement des transmissions effectuées via Internet, ni la préservation de la confidentialité ou de l’intégrité des messages transmis. En cas de dysfonctionnement persistant qui ne pourrait être résolu rapidement malgré nos efforts, il pourra être nécessaire de vous solliciter l'envoi ou le dépôt en mairie d'un exemplaire papier de votre dossier.

Disponibilité du formulaire SVE

L’accès au formulaire SVE est disponible à tout moment. Cependant, pour des raisons de maintenance ou pour tout autre motif, ce service peut être suspendu ou modifié. L’indisponibilité du service ne donne droit à aucune indemnité. Trois degrés de disponibilité du service ont été identifiés :

• Fonctionnement normal : 24 heures sur 24, 7 jours sur 7
• Arrêt temporaire : suspension du service jusqu’à son rétablissement
• Arrêt définitif : suspension du service. Les Saisines par Voie Electroniques (SVE) peuvent alors être effectuées auprès de votre mairie selon les modalités convenues par elle dans le cadre général prévu par le Code des relations entre le public et les administrations.

En cas d'arrêt temporaire, vous êtes invité(e) à revenir consulter régulièrement ce site. Le formulaire SVE concerne les communes énumérées dans les présentes conditions générales d'utilisation. Toutefois, si l'une de ces communes décide de se retirer du service, celui-ci sera suspendu définitivement pour elle, mais continuera d'être disponible pour les autres communes y participant encore.

Qu’en est-il de mes données personnelles ?

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) impose une information concise, transparente, compréhensible et aisément accessible pour les personnes dont les données personnelles sont utilisées. Les données suivantes seront collectées lorsque le formulaire SVE sera envoyé :

• Les informations renseignées au formulaire SVE : civilité, nom, prénom, adresse, téléphone (facultatif), email, commune concernée par la demande, message (facultatif), dénomination de la société ou de l'association, n° de SIRET ou d'inscription à l'ordre national des associations.
• Votre adresse IP sera également collectée au moment de l’envoi du formulaire pour des raisons de sécurité.
• Dossier de demande d'urbanisme : nom, prénom, date et lieu de naissance du déclarant et du co-déclarant, n° de SIRET, adresse postale et adresse des travaux, les nom, prénom et adresse postale et électronique des mandataires et tout autre document du dossier laissant apparaitre une donnée personnelle.

La finalité du traitement est le dépôt par voie électronique des autorisations d’urbanisme et des certificats d’urbanisme, étant précisé que conformément à l’article 6 du RGPD, la base légale est l’exécution d’une mission relevant de l’autorité publique.

• Les destinataires de vos données seront la communauté de communes du Val de l'Aisne ainsi que la mairie du lieu d'implantation de votre projet. Cependant, la mairie ne sera pas destinataire de votre adresse IP, qui est collectée par la communauté de communes du Val de l'Aisne à des fins exclusives de sécurité.

Eventuellement, les données collectées peuvent être consultées par notre hébergeur en cas de dysfonctionnements techniques ou d’erreurs serveur. Toutefois, l’accès de l’hébergeur aux données est strictement limité et il n’est pas autorisé à les utiliser. L'hébergeur de ce site est la société Olisys, Parc GOURAUD, 2 Allée de l’Innovation, 02205 SOISSONS CEDEX - Contact : Tél. 03 60 71 30 10 Vos données, y compris les fichiers téléversés, seront automatiquement et totalement supprimées à l’expiration d’un délai de 60 jours à partir de la date de leur transmission. Elles ne pourront plus être récupérées à l'expiration de ce délai.

• Veuillez toutefois noter que votre demande d'urbanisme sera archivée en mairie et au siège de la communauté de communes du Val de l'Aisne pendant une durée minimale variable de 18 mois pour une demande de certificat d'urbanisme à 5 ans pour une demande de permis.

Lors de l'instruction de votre demande d'urbanisme, votre dossier de demande d'urbanisme pourra être transmis aux services intéressés par son examen.

• Sans que cela ne soit limitatif, ces services pourront être : la Direction Départementale des Territoires (DDT), les gestionnaires des réseaux d'eau, d'alimentation en eau potable, de distribution d'électricité, le Service Départemental d'Incendie et de Secours (SDIS).

Ces intervenants sont soumis au strict respect de la confidentialité de vos données.

• Vous disposez d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition au traitement de vos données personnelles pour motifs légitimes et, sous certaines conditions, d’un droit à la portabilité. Pour exercer vos droits, vous pouvez contacter le Délégué à la protection des Données Personnelles (DPO) en envoyant un courriel à dga@cc-valdeaisne.fr.

Si,à l'expiration d'un délai d'un mois après avoir contacté le DPO, vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) 3 place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 Paris Cedex 07 ou cnil.fr (cette page s'ouvrira dans un nouvel onglet ou une nouvelle fenêtre de votre navigateur).

Sécurité des données et limite de responsabilité

Des mesures techniques de sécurité ont été mises en place pour protéger nos systèmes informatiques contre d'éventuelles tentatives d'intrusion. Néanmoins, bien que nous nous efforcions de garantir la sécurité de vos données, aucune mesure de sécurité n'est infaillible. En cas d'accès non autorisé à nos systèmes par un tiers malveillant, en dépit de nos efforts, nous ne pouvons être tenus pour responsables des dommages ou pertes qui pourraient en découler.

• Il est donc recommandé aux utilisateurs de prendre toutes les précautions nécessaires pour protéger leurs propres données lorsqu'ils interagissent avec nos services en ligne.

Règlement des litiges

Les présentes conditions générales d’utilisation sont soumises au droit français. En cas de différends concernant l’exécution et l’interprétation des présentes conditions générales d’utilisation, les parties s’engagent à régler leur litige à l’amiable. A défaut, les autorités administratives et judiciaires géographiquement compétentes pourront être saisies.

J'ai transmis mon formulaire SVE, et ensuite ?

Vous recevrez immédiatement un Accusé d'Enregistrement Electronique (AEE) sur l'adresse de messagerie électronique que vous avez indiqué sur le formulaire. Conformément aux présentes conditions d'utilisation et de traitement de vos données personnelles, il vous appartient de contacter le service instructeur de la communauté de communes du Val de l'Aisne si vous ne recevez aucun message. Dans le cas contraire, veuillez considérer que votre saisine n'a pas pu aboutir pour défaut d'adresse et que votre demande est rejetée. Les éventuelles notifications (majoration de délai, demande de pièces manquantes) et la décision vous seront adressées par la mairie en envoi postal ou selon ses propres modalités.  

Date de publication des présentes conditions d'utilisation et de traitement des données personnelles : 12/02/2024. Les conditions d'utilisation et de traitement des données personnelles peuvent être révisées à tout moment.